入出庫管理とは？効率化する方法やシステムによる管理についてご紹介

日本経済や市民生活を支える物流にとって、正確な入出庫管理は重要なポイントです。しかし、現場によっては手動管理で手間隙がかかる・スムーズにデータが反映されないといった課題も散見されます。現代のビジネスシーンにおいて事業を円滑に進行させるためには、遅かれ早かれ入出庫管理の効率化が必要になるでしょう。本稿では入出庫管理の課題点や効率化のポイント、システム導入のメリットなどを紹介します。

1.入出庫管理とは？

入出庫管理とは一般的に、事業者の倉庫に商品が出入りする際にその動きを記録・管理する業務のことを指します。単に記録として残しておくだけでなく、データが必要になった際にはすぐ閲覧・確認できるようにしておくことが大切です。入出庫管理において記録しておくべき情報は幅広く、具体的には以下のようなものが挙げられます。

・品目
・日付
・数量
・入庫数
・出庫数
・在庫数
・担当者
・保管場所

商品を自社倉庫に受け入れる入庫業務では、商品情報および入庫数だけでなく、倉庫内の所定位置に保管しておくまでの確認をきっちり行うのが鉄則となります。これは単に商品がどこにあるかを把握しやすくするだけでなく、出庫業務をスムーズに行うための準備でもあるのです。なお、商品の保管場所は「ロケーション」という用語で呼ばれることが多いので覚えておきましょう。

倉庫内の商品を出庫する際は持ち出す商品の数を正確に把握しておくと共に、該当商品の倉庫内保管期限についてもチェックすることが重要です。特に食品の場合は保管期限を過ぎたものが消費者の下へ届くと、健康被害につながる恐れがあります。食品以外についても予期せぬトラブルやクレームの原因になり兼ねないので十分注意しておきましょう。また、出庫業務では商品を送り出すタイミングで出庫先の記録も行います。

2.入出庫管理の重要性

入出庫管理業務は物流の要とも言えるポイントであり、正確な仕事が求められます。例えば入庫した商品の在庫数を正確に把握できていなければ、注文数が増えた際に在庫不足を起こしてしまう可能性があるでしょう。欲しい時に商品が購入できないとなれば、販売機会の損失だけでなく顧客満足度の低下にもつながってしまうのです。逆に過剰在庫を抱えると保管期限が長くなり、商品が劣化するリスクも高まります。正確な在庫把握は検品やピッキング時の人為的ミスの検知や、注文処理および出荷手配の迅速化に効果的です。また、ミスをカバーするための余計な管理業務も削減できるため、物流全体の生産性が向上します。

3.入出庫管理方法

一口に入出庫管理と言っても、実施方法によって大きく「在庫管理表での管理」「ハンディターミナルでの管理」「在庫管理システムでの管理」の3パターンに分類されます。以下ではこれら3つの入出庫管理方法について見ていきましょう。

在庫管理表での管理

昔ながらの管理方法として業界で広く行われてきたのが、在庫管理表による人力でのチェックです。この方法では手書きもしくはExelなどのデジタルツールによって在庫管理表を作成して、日付・数量などの情報を入力します。手作業によるアナログライクな手法ですが、業務プロセスの構築や導入が比較的容易でコストも安く済むため、採用している事業者は多いです。手書きの在庫管理表は記入方法さえ分かれば誰でも入力可能ですが、その一方で記載漏れのリスクや集計の手間暇などがネックとなります。Excelやスプレッドシートは業務効率化やスタッフ間での情報共有に長けていますが、ソフトの扱いにはある程度のITスキルが必要です。スキル不足やケアレスによる入力ミスが起こる可能性には留意しておきましょう。

ハンディターミナルでの管理

入出庫管理業務の手軽なデジタル化として便利なのが、ハンディターミナルの導入と言われています。これは商品のパッケージもしくは梱包用ダンボールにバーコードや二次元コードを貼付し、ハンディターミナルで読み込むことで倉庫内のロケーションおよび入出庫情報を管理する方法です。バーコードから読み取ったデータは自動的に出力されてパソコンやタブレットで管理されるので、入力ミスが起きにくく効率的であるという点がメリットとなります。ただし完璧にヒューマンエラーを予防することはできないので、バーコードの読み取り漏れや二重読み込みはダブルチェック体制を敷いておくと安心です。

在庫管理システムでの管理

入出庫管理業務の本格的な改革を行う際は、在庫管理システムの導入を検討してみてください。一度システムを構築してしまえば在庫管理に関わる業務の多くを自動化することができるため、浮いた分の人的リソースを他の業務へ回せるようになります。データはシステム内で一元的に管理され、システムに搭載された入出庫管理機能と連動可能です。もちろん、先に述べたハンディターミナルからのデータとも自動的に連携します。相応のコストはかかりますが、人的ミス削減や業務効率化といった実用性の高さは抜群です。なお、在庫管理システムには自社サーバーやネットワーク機器を利用する「オンプレミス型」と、インターネットを介してサービス提供者のサーバーを利用する「クラウド型」などがあります。前者はカスタマイズ性が高く、後者は導入コストやメンテナンスの手間が少ないです。

4.入出庫管理でよくある課題

入出庫管理において事業者が頭を悩ませがちな課題には、次のようなものが挙げられます。

人為的ミスが発生しやすい

紙やExcelの在庫管理表で入出庫管理を行う場合、データの記載漏れや入力間違いといった人為的ミスの発生には細心の注意が必要になるでしょう。その場ですぐにミスが判明すれば対処することも可能ですが、気付かずに放置したままになると棚卸しのタイミングで大きな誤差が出る可能性もあります。こうなると現場のみならず、経理担当部門においても修正作業が必要になってくるため、余計な業務の負担が大きくなってしまうのです。人為的ミスは発生した原因を特定した上で、再発防止策を講じて常態化させないことが重要になります。

作業が属人化してしまう

入出庫管理業務は属人化しやすいという点にも十分注意しておきましょう。倉庫に出入りする商品の種類や数は膨大であり、円滑に作業を進めるためには現場を取りまとめる担当者やリーダーを置くのが一般的です。しかし担当者やリーダーに重要な業務や現場判断が集中すると、他の従業員が作業内容を理解できずチームワークに乱れが生じてしまう可能性があります。複数人で入出庫管理を担当する場合は、管理者側で業務フローを明確にしておかなければ、作業を行う人によってやり方が違うという事態を招き兼ねません。「この人いないと仕事が進まない」という状態は、スピード感が重要な入出庫管理にとって大きな障害になり得るのです。

在庫情報にタイムラグがある

毎日目まぐるしく在庫が入れ替わる入出庫管理においては、タイムリーなデータ反映も大切なポイントです。しかし在庫管理表やExcelなど手作業によって在庫を管理している場合は、リアルタイムで在庫状況を更新するのが難しくなります。ある程度現場のデジタル化が進んでいる場合でも、営業担当部門がチェックする在庫状況にタイムラグが発生するケースがあるので注意が必要です。データ上の数値と実際の在庫数が異なると、過剰在庫を抱えたり受注商品の出荷ができなかったりなど、さまざまなトラブルにつながります。

5.効率よく入出庫管理を行う方法

入出庫管理には上記のような課題がありますが、しっかりと対策を講じておけば効率的に業務を進めることができます。以下のポイントを参考にしながら、入出庫管理の環境構築を進めてみてください。

業務フローを明確化する

入出庫管理業務の属人化を防ぐためには、まず業務フローを明確にするところから着手しましょう。必要となる作業工程を洗い出して、誰が見ても分かりやすいようにまとめることが大切です。1人の作業担当者へ業務が集中しないようにすれば、当人の負担軽減を防ぐだけでなく、他の従業員の業務理解度が高まります。業務フローは紙媒体やデジタル端末などですぐ確認できるマニュアルとして用意しておくようにしましょう。研修時や分からないことが出てきた際に活用すれば、作業のズレが発生しない環境を整えることができます。万が一ミスが発生してしまった場合でも、即座にマニュアルと照らし合わせれば正しい手順を再確認することが可能です。

トラブルが発生した際に原因を究明する

入出庫管理業務に限ったことではありませんが、仕事においてミスをゼロにするというのは至難の業です。もちろんあってはならない大きなミスを起こさないことが前提ですが、日々の業務で発生してしまった人為的ミスなどは必ず原因を突き止めるように心がけましょう。特に細かい数字を扱う入力業務などはミスが発生しやすいものと考え、業務フローや管理方法について入念な見直し・改善を行ってください。一例としては商品をカウントする際の指差しや声出し確認、入力後のダブルチェックなどが挙げられます。

在庫管理システムを導入する

入出庫管理業務を抜本的に効率化させるのであれば、在庫管理システムの導入を検討してみてください。在庫管理システムでは手作業で行っていた入出庫管理業務の大部分がデジタル化・自動化されるため、人為的ミスの発生や業務の属人化を防ぐことができます。在庫管理システムは一般的にハンディターミナルと併用され、在庫状況のチェック・データ化・入出庫情報と在庫状況の連携までスムーズに自動化可能です。入出庫管理の正確性やスピード感が増すだけでなく、従業員の業務負担の軽減にもつながります。データがリアルタイムで反映されるのも在庫管理システムの大きな特徴であり、作業効率改善に効果が期待できるのです。

6.在庫管理システム導入のメリット

在庫管理システムを効果的に運用するためには、メリットとデメリットを熟知した上で導入することが大切です。以下ではまず在庫管理システムがもたらすメリットについて詳しく解説します。

メリット1　人為的ミス防止・作業効率化を図れる

在庫管理システムを導入するメリットとしては、まず「人為的ミスの防止」と「作業効率化」の2点が大きなものとして挙げられます。倉庫に出入りする膨大な商品を取り扱う入出庫管理業務では、商品の数や種類が増えると管理に費やす時間・人手も増えるのが一般的です。多くの人が手作業で業務を行えば、人為的ミスの発生確率や個々の作業効率にバラつきが出てしまうのは自然な道理と言えるでしょう。

在庫管理システムはハンディターミナルから連携されたデータをそのまま入力するため、商品をカウントしてから改めてデータを入力するという手間がかかりません。しかもカウントから入力までに人の手が介在しないので、人為的ミスが発生しにくいのです。倉庫の規模によっては、バーコードラベルの代わりに「RFID」を導入するのもおすすめと言えます。RFIDは「Radio Frequency Identification」の略称であり、無線通信によって認識する読み書き記録媒体のことです。ICカード・ICタグなどと呼ばれることもあります。RFIDは複数のタグを一括でスキャンすることも可能なので、より一層効率的な入出庫管理が実現するでしょう。また、データの読み取りは内部に組み込まれた記録媒体とアンテナを使って行うため、表面が汚れていてもスキャンミスが起きにくいです。

メリット2　在庫をリアルタイムで管理できる

在庫管理システムはオンプレミス型であれクラウド型であれ、在庫状況がリアルタイムで反映される点が大きなメリットです。発注情報や出荷情報についても同様にデータが反映されるため、現場の倉庫だけでなく営業部門の活動や経営層の判断にも役立ちます。在庫管理システムに入力したデータは一元的に管理されているので、在庫発注や管理場所の見直しといったアクションもスムーズです。

メリット3　在庫の過不足を防げる

在庫管理システムによるリアルタイムなデータ反映は、在庫の過不足発生防止にも効果的です。データ上は在庫が存在しているにも関わらず、実際は倉庫に商品がないという事態が起こりません。これは顧客や消費者の信用を得る上で重要なポイントです。さらに、在庫管理システムによっては過去の入出庫データから在庫状況を分析し、適切な在庫量を予測する機能が備わっているものもあります。膨大な商品の在庫調整をいちいち考えなくて済むため、管理業務の負担軽減にもつながるでしょう。

7.在庫管理システム導入のデメリット

在庫管理システムはそれなりの導入コストがかかる点に留意しておきましょう。相場については後述しますが、自社の事業規模や財務状況に見合った製品を選ばないと経理を圧迫する可能性もあります。在庫管理システム本体の利用料金以外にも、ハンディターミナルや周辺機器の導入にコストがかかるので注意してください。

コスト面以外の点で言うと、現場で作業を担当する従業員がシステムに慣れるまで時間がかかるのも注意点です。特に紙媒体やExcelで入出庫管理していた現場へ在庫管理システムを導入する際は、従業員の負担に配慮した体制を整えてください。導入する前に研修会を開いたり、見やすいマニュアルを作成しておくなど準備を万全にしておきましょう。

8.在庫管理システムの機能

在庫管理システムにもさまざまな種類がありますが、一般的に標準搭載されている機能としては以下のようなものがあります。

在庫管理機能

在庫管理機能は在庫管理システムの最も基本的な機能であり、この機能の使い勝手がシステムのクオリティを大きく左右します。商品名・数量・保管場所・保管状態などさまざまなステータスを管理する機能なので、それぞれが見やすく画面に表示されていることが大切です。

入出庫管理機能

倉庫へ入庫された商品の数、および出庫された数を管理するのが入出庫管理機能です。入庫された数には返品されたものも含まれます。システムによっては入出庫管理機能と併せて、出荷スケジュールや出荷履歴などを管理する「出荷管理機能」を備えているので必要に応じてチェックしてみてください。

棚卸管理機能

在庫管理システムにおいて月末や期末に大きな助けとなるのが、棚卸管理機能でしょう。データ上の理論在庫と実際の在庫数が一致しているかをスムーズに確認することができるため、面倒な棚卸し作業の負担が軽減されます。

9.在庫管理システムを選ぶ際のポイント

在庫管理システムの導入に失敗しないためには、ここで紹介するポイントに着目して製品を選定してみてください。

自社の業務に適した機能を搭載しているか

在庫管理システムの選定においてまずチェックしておきたのが「自社業務との相性」です。一口に在庫管理と言っても、その方法は業界や事業規模によって異なります。在庫管理システムのメーカーもそれは承知の上なので、業界特化型や事業規模に合わせたシリーズなど機能面を調整した製品が用意されているのです。したがって、在庫管理システムが自社の状況に適した機能を備えているか否かが重要ポイントになります。

いきなり在庫管理システムをチェックするよりも、最初に自社が入出庫管理業務で抱えている課題点を洗い出しておくのがベターです。その上で在庫管理システムでどのような業務を行いたいのか、なんのためにシステムを導入するのかを明確にしましょう。自社の状況を正確に把握できれば、自ずとシステムに求める機能が見えてきます。また、現場従業員の負担を考慮して使いやすさとメーカーのメンテナンス体制についてもチェックしてください。

カスタマイズ可能か

入出庫管理は事業者によって事情が異なるため、自社の状況に合わせてカスタマイズ可能な製品を選んでください。業界標準搭載の機能だけで十分事足りることもあれば、追加で機能が必要になるケースもあります。一般的に在庫管理システムのカスタマイズはオンプレミス型が得意としていますが、クラウド型でもオプションで機能追加できる場合があるので、どの程度カスタマイズ可能なのかはそれぞれのプランを確認してみましょう。

別のシステムと連携して活用できるか

物流業界においてもデジタル化・DXの流れがあるので、既に何らかの業務システムを導入している事業者も多いでしょう。その場合は、在庫管理システムが他のシステムと連携可能であるか、親和性をチェックしておくことも大切です。せっかく在庫管理システムを新しく導入しても、既存システムと連携できないようでは業務が二度手間になってしまう可能性があります。特に販売管理システムや生産管理システムなど、基幹システムとの互換性・親和性は入念に確認しましょう。

費用対効果が合うか

新しい業務システムの導入には、費用対効果の検証が付き物です。在庫管理システムの料金体系はオンプレミス型とクラウド型で傾向が異なります。オンプレミス型はクライアントの要望に応じてカスタマイズすることから、導入費用の相場が300万円～1,000万円前後と比較的高めです。自社サーバーを利用する分、システムの自由度は高いので、事業規模・商品数・入出庫管理の体制に応じて柔軟に対応することができます。

一方、クラウド型はインターネット上のサーバーに用意された既存のサービスをそのまま利用することが多く、導入コストは高くても10万円程度で専門知識も必要ありません。ただしカスタマイズの範囲が限定的な点にはくれぐれも注意しておきましょう。なお、どちらの場合でも利用システムによってはランニングコストが発生することがあります。ランニングコストは高い場合でも7～10万円前後です。各製品の価格と機能を見比べて、最適なコストパフォーマンスを発揮するものを選びましょう。

10.SGシステムでは入出庫管理を含め物流業務の課題を総合的に支援可能

在庫管理システムの選定に迷った場合は「SGシステム」をチェックしてみてください。SGシステムは、総合物流企業グループであるSGホールディングスグループのIT統括会社であり、「物流×ITのリーディングカンパニー」としても知られています。同社は長年にわたり、同じグループ会社の佐川急便の物流をITで支えてきました。

SGシステムでは、倉庫管理システム（WMS）「Biz-Logi WMS」などを展開しています。入出荷や在庫管理をはじめとする倉庫内業務を一元管理できるクラウドサービスです。「入出庫管理における人為的ミスを減らしたい」「現場の人手不足に悩まされている」「現行業務に合ったシステムを導入したい」といった場合は特におすすめと言えます。

SGシステムには他にも、「通過型物流センター（TC）での入出荷検品に特化したシステム」や「販促品の発注・管理・出荷を一元管理するシステム」、「倉庫内の自動化・省人化を図るコンサルティングサービス」などさまざまなソリューションが用意されているので、自社の状況に応じて相談してみるとよいでしょう。

11.入出庫管理はシステムで効率的に行おう

入出庫管理は属人化しやすく、人為的ミスも起こりやすい業務です。在庫は企業の貴重な資源であるため、システムを用いて業務の自動化・効率化と正確性向上を検討しましょう。SGホールディングスグループのSGシステムでは入出庫管理だけでなく、物流課題を解決するさまざまなソリューションを提供しています。クライアントの課題点を洗い出す段階からサポートしてくれるので、入出庫管理の現状に悩んでいる場合はぜひ相談してみてください。

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